Kelebihan dan Kekurangan Penerapan Family Numbering System di Puskesmas Dinas Kesehatan Kota Surakarta

Abstract

The numbering system is one of the identification systems used to distinguish one patient's medical record file from another patient. Numbering system in the Surakarta Family Health Service Area Region Health Center Region. The implementation of the numbering system is experiencing problems, if there are patients who move or live separately the Head of the Family takes longer to register the patient, because the Officer will provide a new medical record number, create a new medical record document and a new folder for the patient. The research objective is to identify the strengths and weaknesses of the implementation of the Family Numbering System. A qualitative analysis research method with a case study approach. Sample 16 health centers with saturated sampling techniques. Data collection is done by observation, interview and FGD. The results of the study are the advantages of saving storage space, ease of retrieval and return of documents, ease of access to family-based documents while the weakness of the registration time is longer in the event of separation of the head of the family or moving residence. It is recommended that policies be made for all Puskesmas if there are patients who move house or separate families, maximizing the use of tracers by adding information to the tracer including name, medical record number, date and borrower unit.

Abstrak

Sistem penomoran merupakan salah satu sistem identifikasi yang digunakan untuk membedakan berkas rekam medis satu pasien dengan pasien yang lain. Sistem penomoran di Puskesmas Wilayah Dinas Kesehatan Surakarta Family Numbering System. Pelaksanaan sistem penomoran ini mengalami kendala yaitu jika ada pasien yang pindah tempat tinggal ataupun pisah Kepala Keluarga membutuhkan waktu yang lebih lama dalam mendaftar pasien, dikarenakan Petugas akan memberikan nomor rekam medis baru, membuat dokumen rekam medis baru dan folder yang baru untuk Pasien.  Tujuan penelitian untuk mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan penerapan Family Numbering System. Metode penelitian analisis kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Sampel 16 puskesmas dengan tehnik sampling jenuh. Pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara dan FGD. Hasil penelitian yaitu kelebihan hemat tempat penyimpanan, kemudahan pengambilan dan pengembalian dokumen, kemudahan akses dokumen berbasis keluarga sedangkan kelemahan waktu pendaftaran lebih lama jika terjadi pisah Kepala Keluarga atau pindah tempat tinggal.  Disarankan adanya penentuan kebijakan untuk semua Puskesmas jika ada pasien yang pindah rumah atau pisah KK,  memaksimalkan penggunaan tracer dengan menambahkan informasi pada tracer meliputi nama, nomor rekam medis, tanggal dan unit peminjam.